Reduzir o uso de papéis na sua empresa não é apenas uma questão de sustentabilidade, mas também uma questão de sustento, de manutenção. Substituir as rotinas manufaturadas em papel por gerência de tecnologia inteligente que pode armazenar dados em nuvens e atualizá-los em tempo real não é um luxo, mas uma vantagem competitiva.
Como diz a música “tudo que se vê não é igual ao que a gente viu a um segundo”. Por isso, sua empresa precisa estar adaptada aos novos tempos.
Nesta publicação, a Central System, desenvolvedora de aplicativos de gestão no Rio de Janeiro, mostra para você como a eliminação gradativa do uso de papéis em sua rotina faz bem não apenas para a saúde do meio ambiente, mas, da mesma forma, melhora a saúde financeira de sua empresa em proporções que, talvez, você nunca tenha imaginado.
O papel e o tempo
O papel teve uma explosão de uso no momento em que a prensa tipográfica possibilitou a publicação de ideias que poderiam ser eternizadas e transmitidas através dos livros e de notícias. E é essa a importância que eles ainda possuem: a de tornar algo eterno. Qualquer escrito em papel se torna registro, mas um registro imóvel, sem a possibilidade de ser atualizado no mesmo lugar em que foi redigido.
Aquilo que foi escrito ou registrado no meio digital também se eterniza e pode facilmente ser editado para gerar nova eternidade, só que de uma maneira muito mais prática.
Atualizações em papel precisam de outros papéis, anexos que se amontoam para, no final das contas, tornar as buscas menos eficientes. Isso sem falar no espaço necessário para armazená-los.
Sua empresa tem um passado que a construiu, um presente que a mantém e um futuro onde quer chegar. O passado representa autoridade, o presente significa manutenção e o futuro é sinônimo de excelência.
Daqui a algum tempo, não se manterá aquele que não se adapta ao novo. Só a empresa que enxerga oportunidade nas mudanças frequentes do mercado está capacitada a levar ao seu público as soluções para seus novos problemas.
Sistema de automação
Nuvem e praticidade
Suponha que um cliente tenha mudado de endereço. O que é mais fácil: redigir um novo formulário para ele ou atualizar um formulário armazenado em nuvem? Tudo bem, você pode rasurar o requisito endereço preenchido em um papel.
Mas se estiver contido neste mesmo formulário um perfil para atendê-lo melhor. É mais fácil rasurar todo o perfil redigido no papel ou atualizar um formulário eletrônico?
Não há dúvidas de que o papel mostra algo que já aconteceu. Mas trabalhar com aquilo que está acontecendo demanda muito mais do que simplesmente registrar. Para uma empresa sobreviver ao mercado cada vez mais tecnológico é necessário ações em tempo real.
Só assim, o público sentirá segurança ao lidar com seu negócio. Ele precisa de uma equipe que respeite o tempo que ele escolheu utilizar seus serviços e produtos. Para isso, um atendimento eficaz, com informações precisas, atualizadas e na hora que ele deseja ser atendido é o que fará a diferença entre ele permanecer seu cliente ou migrar para uma concorrência mais conectada.
Papel e dinheiro
E para falar de custos, vamos a um exemplo. Quanto de espaço uma empresa não deve manter para armazenar arquivos em maços imensos de papéis? Às vezes, salas inteira.
Pensa em como estas salas poderiam estar sendo usadas para outros objetivos, como a abertura de um novo setor para primar pela qualidade dos produtos e serviços oferecidos ou até mesmo para reduzir o espaço de funcionamento do escritório. Isso pode implicar na economia de alguns milhares de reais gastos em aluguéis.
Além disso, quantos computadores poderiam funcionar de forma muito mais rápida, se não tivessem que armazenar uma centena de planilhas (papéis passados a limpo), uma para cada função ou setor da empresa?
Cada minuto economizado é precioso na aquisição ou retenção de um cliente. E isso significa rentabilidade, além de otimização de tempo que pode ser usado para atrair seu público ou para melhorar os seus processos.
Voltando a citar a música do início deste texto que não foi escrito em papel “tudo muda o tempo todo no mundo”, porque “nada do que foi será de novo do jeito que já foi um dia”.
É inegável que sua empresa não quer ser engolida na beira da praia, mas se manter no mesmo fluxo e força, como uma onda no mar.
Respeite o seu passado e construa um futuro sólido daqui pra frente adotando tecnologias que deem suporte ao seu negócio para isso.
O uso de aplicativos de gestão inteligente promove muito mais produtividade, reduz os erros da equipe e ajuda na tomada de decisões inovadoras e eficazes pelo todo de seus colaboradores.
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